El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:

• - Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema
• - Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación
• - Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos
• - Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado
• - Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD